Service · Audit
Avant de chiffrer une automatisation, nous regardons comment le travail se fait chez vous. Pour un besoin ciblé, un échange gratuit de 30 à 45 minutes suffit souvent. Quand plusieurs services et plusieurs logiciels sont concernés, un audit sur place, sur devis, prend le relais.
Le pré-audit dit aussi si un audit terrain est utile. Pour un besoin ciblé, le devis suit directement, sans visite.
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Un échange à distance sur les tâches qui reviennent chaque semaine et sur les logiciels que vous utilisez. Nous retenons ensemble celles qui libèrent le plus de temps.
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Quand le sujet traverse plusieurs services et plusieurs logiciels, nous venons voir le travail se faire, nous rencontrons chaque poste et nous remettons un rapport écrit.
Chaque étape a son point de test : ce que vous validez avant de passer à la suivante. Le pré-audit va directement de U1 à U4.
Vos tâches, vos logiciels, le temps que vous voulez récupérer. Vous repartez avec 2 ou 3 pistes prioritaires.
TP1Vous choisissez la suite : un devis direct, ou un audit terrain.
Observation du travail réel, entretiens par poste, inventaire des documents en lecture seule.
TP2Vous validez le programme : les personnes rencontrées, les dossiers consultés, ceux que nous n'ouvrons pas.
Le fonctionnement poste par poste, le chiffrage, les automatisations possibles et celles que nous déconseillons.
TP3Votre équipe relit le rapport et corrige ce que nous aurions mal compris, avant tout devis.
Une ligne par automatisation, avec ses prérequis. Vous retenez celles que vous voulez, dans l'ordre que vous voulez.
TP4Vous signez les lignes retenues, ou aucune.
Une tâche se raconte toujours plus simplement qu'elle ne se fait. Nous commençons donc par regarder ; les questions viennent ensuite.
Chacun traite devant nous un dossier qui l'attend vraiment : un devis, une recherche, une saisie. Nous mesurons le temps et les allers-retours entre logiciels, sans intervenir.
Direction, administration, commerce, terrain : chacun voit une partie du travail. Nous rencontrons les postes séparément. La personne que tout le monde consulte est associée comme experte.
Nous recensons les dossiers partagés, les modèles et les documents types, sans rien modifier. La démarche est présentée à votre prestataire informatique avant la visite.
Le tableur qu'un collègue tient à jour, le classeur papier, la liste de raccourcis : ces outils décrivent le besoin mieux qu'un cahier des charges. Nous les cherchons, car ils servent souvent de base à l'automatisation.
Le temps · chronométré pendant l'observation.
Le logiciel · son nom, sa version, les écrans traversés.
L'accès · connexion directe, export de fichiers, ou aucun accès.
Une piste à laquelle il manque l'un des trois n'entre pas au devis. Rien n'est enregistré sans l'accord explicite des personnes concernées.
Un document écrit, pour la direction comme pour l'équipe. Voici son sommaire type ; il s'ajuste au périmètre retenu.
Ce que nous observons et notons sert uniquement à votre audit. Rien n'est publié. Une convention de confidentialité peut être signée avant la visite, et vos données personnelles suivent notre politique de confidentialité.
Où part le temps, ce qui peut changer, par quoi commencer.
Ce qui fonctionne bien d'abord, puis les tâches qui se répètent et les ressaisies.
Chaque logiciel rencontré, sa version et la façon de s'y connecter.
Chaque valeur annonce sa nature : mesurée sur place, estimée avec l'équipe, ou non chiffrée.
Ce qu'ils permettent de conclure, et ce qu'ils ne permettent pas : de quoi décider sans surestimer le gain.
Classées de très facile à difficile, chacune avec ses prérequis.
Les pistes écartées restent dans le rapport, avec la raison écrite noir sur blanc.
Les premières actions, dans l'ordre, y compris celles que vous pouvez mener sans nous.
Le devis se lit comme une nomenclature. Chaque ligne se décide seule.
Chaque automatisation est chiffrée séparément. Rien n'est vendu en lot.
ChiffrageVous retenez les lignes qui vous intéressent et vous décidez de l'ordre. Le reste peut attendre.
DécisionAccès, comptes, fichiers à préparer : ce qui doit être prêt de votre côté figure sur la ligne.
CadrageCe que fait l'automatisation, où elle tourne, comment la mettre en pause.
LivraisonLes personnes qui s'en servent sont formées sur leurs propres dossiers.
LivraisonSi l'automatisation s'arrête, votre équipe reprend la tâche à la main. La marche à suivre est écrite et remise à la livraison.
ContinuitéLe pré-audit : un échange de 30 à 45 minutes à distance, les 2 ou 3 pistes prioritaires, puis un devis sous 48 h si vous le souhaitez. Sans engagement. L'audit terrain, lui, fait l'objet d'un devis que vous acceptez avant la visite.
Notes, chronométrages et inventaires servent uniquement à votre audit et ne sont jamais publiés. L'inventaire des documents se fait en lecture seule. Une convention de confidentialité peut être signée avant la visite, et vous pouvez demander la suppression de nos documents de travail une fois le rapport remis.
Non. Nous rencontrons une personne par poste concerné, séparément, selon un programme fixé avec vous avant la visite. Nous observons le travail du jour : il n'y a pas de présentation à préparer.
Nous vous le disons. Le pré-audit peut conclure qu'aucune automatisation n'est rentable aujourd'hui, et le rapport d'audit terrain liste ce que nous déconseillons d'automatiser, avec la raison. Vous n'avez alors rien à signer.
30 à 45 minutes à distance pour repérer vos 2 ou 3 pistes prioritaires. Devis sous 48 h, sans engagement.
Pour cadrer le sujet avant l'échange : par où commencer, combien coûte une automatisation, notre ancrage en Hauts-de-France.